Akıllı Vardiya Planı

Akıllı Vardiya Planı döngüsü, belirlenen tarih aralığı ve vardiya grupları çerçevesinde, haftalık düzenlerle personel vardiyalarının otomatik olarak atanmasını sağlar.

Akıllı Vardiya Planı Tanımları

Başlama Tarihi: Vardiya Planının Başlangıç tarihini ifade eder.

Bitiş Tarihi: Vardiya planının sona erme tarihini ifade eder. Bitiş tarihinden itibaren vardiya planı uygulanmayacaktır.

Vardiya Grubu: Vardiya Grubu, organizasyonel amaçlar için kullanılan tanımlamalardır. Vardiya Grupları Şirket Özel Ayarları > Şirket Sözlüğü sayfasında tanımlanmıştır. Yalnızca Personeller ile ilişkilendirilir.

Hafta Sayısı: Tekrar edecek vardiya döngüsünün kaç farklı haftalık düzenden oluştuğunu ifade eder.

Vardiya adı: Vardiya adı, şirketinizin belirlediği vardiyaları başlıklarıyla temsil eder. Bu vardiyalar Şirket Özel Ayarları > Vardiyalar sayfasında tanımlanmıştır. İş başlangıç ve bitiş saati bilgisidir.

Plan Matrisi: Hafta sayısından ve haftanın günlerinden oluşan, giriş-çıkış saatlerini gösteren tablodur. Seçilen vardiya giriş-çıkış saati bu tablo üzerinde tıklanarak atanır.

Döngüsel İşleyiş

1. Başlangıç: Planın başlangıç tarihinde ilk hafta için belirlenen vardiyalar belirlenen vardiya grubu personellerine uygulanır.
2. Haftalık Döngü: İlk hafta tamamlandığında, ikinci hafta için belirlenen vardiya planı devreye girer. Bu süreç, belirlenen hafta sayısı kadar devam eder.
3. Tekrar: Belirlenen hafta sayısının tamamlanmasının ardından döngü tekrar başlar. Örneğin, 3 haftalık bir döngü belirlenmişse, dördüncü hafta tekrar birinci haftanın planına göre devam eder.

Örnek:

Vardiyalar (Plan matrisinde yerleştirilir):

• 1. Hafta: Sabah Vardiyası (08:00-16:00)
• 2. Hafta: Akşam Vardiyası (12:00-21:00)
• 3. Hafta: Gece Vardiyası (21:00-06:00)

Bu durumda döngüsel işleyişi şu şekilde olacaktır:

• 1. Hafta: Başlangıç tarihinden itibaren ilk hafta, sabah vardiyası (08:00-16:00) olarak planlanmış.
• 2. Hafta: İkinci hafta akşam vardiyası (12:00-21:00) olarak belirlenmiş.
• 3. Hafta: Üçüncü hafta normal mesai (09:00-18:00) olarak atanmış.
• 4. Hafta: Dördüncü hafta, tekrar birinci haftanın planı olan sabah vardiyası (08:00-16:00) ile devam eder.

Akıllı Vardiya Planı Kullanım Örnekleri kısmında daha detaylı uygulama örnekleri ve ipuçları bulabilirsiniz.

Akıllı Vardiya Planı Oluşturma

Plan Adını girin

• Plan Adı kısmına oluşturacağınız vardiya planı için uygun bir ad girin.
• Plan Açıklaması alanına plan ile ilgili açıklayıcı bilgiler yazabilirsiniz.

Başlama Tarihi ve Bitiş Tarihini Belirleyin

• Başlama Tarihi alanına planın başlayacağı tarihi girin. Bu tarih, vardiya planlamasının başlangıç noktasını belirler.
• Bitiş Tarihi alanına planın geçerli olduğu son tarihi girin. Bu tarih, vardiya planının hangi tarihe kadar tekrar edeceğini belirleyecektir. Sürekli devam etmesi için boş bırakabilirsiniz.

Vardiya Grubunu seçin.

• Vardiya Grubu açılır listesinden planı atamak istediğiniz vardiya grubunu seçin.
• Bu gruplar, organizasyonel ihtiyaçlara göre belirlenmiş ve personeller ile ilişkilendirilmiş tanımlamalardır.

Hafta Sayısını belirleyin.

• Hafta Sayısı açılır listesinden vardiya plan döngüsünün kaç haftalık periyottan oluştuğunu belirleyin.
• Hafta sayısını her hafta uygulanacak vardiyalar düzeninin farklılığına göre belirleyebilirsiniz.

Plan Matrisi Üzerinden Vardiya Ataması Yapın

• Belirlemiş olduğunuz başlangıç tarihi ve hafta sayısına göre plan matrisi otomatik oluşacaktır.
• Plan Matrisi Üzerinde atama yapmak istediğiniz vardiyayı Vardiya Adı alanına tıklayarak seçin.
• Plan matrisindeki ilgili kutulara tıklayarak seçmiş olduğunuz vardiyanın atamalarını gerçekleştirin.
  • Seçili olan vardiya adının giriş-çıkış bilgileri tıkladığınız plan matrisi kutularına uygulanacak ve görünecektir.
  • Farklı vardiya atamaları için tekrar atamak istediğiniz Vardiya adını seçin ve Plan matrisindeki ilgili kutulara tıklayarak seçmiş olduğunuz vardiyanın atamalarını gerçekleştirin.

Planı Kaydedin ve Kontrol Edin

• Kaydet butonuna tıklayarak Akıllı Vardiya Planını kaydedin.
• Raporlar > Personel Vardiya Listesi sayfasından ilgili tarih ve personel filtreleri uygulayarak planın uygulandığını teyit edin.

Akıllı Vardiya Planı Kullanım Örnekleri

Bu bölümde akıllı vardiya planlama sisteminin pratik çözüm oluşturacağı 2 farklı senaryo üzerinden uygulama örnekleri verilecektir.

Senaryolar

Senaryo 1: Bir fabrikada Üretim Personelleri için birbirini takip eden 3 farklı vardiya düzeninden oluşan tekrar edecek bir vardiya planı oluşturmak istiyorsunuz. Vardiyalar aşağıdaki gibidir:

• Sabah Vardiyası (08:00-16:00)
• Akşam Vardiyası (12:00-21:00)
• Gece Vardiyası (21:00-06:00)

Senaryo 2: Bir mağazanın açılış saati 08:00 ve kapanış saati 21:00'dır. Personellerin vardiya planını bir gün mağazayı açacak ve ertesi gün mağazayı kapatacak düzende planlamak istiyorsunuz. Bu durumda Vardiyalar aşağıdaki gibidir:

• Açılış Vardiyası: 08:00 - 16:00
• Kapanış Vardiyası: 12:00 - 21:00

Senaryo 3: Bir personel grubunu haftanın günleri normal mesai ve Cumartesi günü yarım gün mesai yapacak şekilde planlamak istiyorsunuz. Bu durumda Vardiyalar aşağıdaki gibidir:

• Normal Mesai: 09:00 - 17:00 (Haftanın Günleri)
• Yarım Gün: 09:00 - 13:00 (Cumartesi Günü)

Senaryo 1 : Üçlü vardiya Planı

1. Plan adı: Üçlü vardiya Planı - Sabah
2. Başlama Tarihi: 10.06.2024 (Pazartesi)
3. Bitiş Tarihi: Boş (Tarih kaydetmediğim sürece plan devam edecek)
4. Vardiya Grubu: Sabah Vardiyası Grubu (Akşam ve Gece için de planlar oluşturulacaktır)
5. Hafta Sayısı: 3
6. Plan Matrisi: Sırayla Sabah Vardiyası (1. Hafta), Akşam Vardiyası (2. Hafta), Gece Vardiyası (3. Hafta) atanacaktır.

1. Hafta

• Pazartesi: Sabah Vardiyası (08:00-16:00)
• Salı: Sabah Vardiyası (08:00-16:00)
• Çarşamba: Sabah Vardiyası (08:00-16:00)
• Perşembe: Sabah Vardiyası (08:00-16:00)
• Cuma: Sabah Vardiyası (08:00-16:00)
• Cumartesi: Sabah Vardiyası (08:00-16:00)

2. Hafta

• Pazartesi: Akşam Vardiyası (12:00-21:00)
• Salı: Akşam Vardiyası (12:00-21:00)
• Çarşamba: Akşam Vardiyası (12:00-21:00)
• Perşembe: Akşam Vardiyası (12:00-21:00)
• Cuma: Akşam Vardiyası (12:00-21:00)
• Cumartesi: Akşam Vardiyası (12:00-21:00)

3. Hafta

• Pazartesi: Gece Vardiyası (21:00-06:00)
• Salı: Gece Vardiyası (21:00-06:00)
• Çarşamba: Gece Vardiyası (21:00-06:00)
• Perşembe: Gece Vardiyası (21:00-06:00)
• Cuma: Gece Vardiyası (21:00-06:00)
• Cumartesi: Gece Vardiyası (21:00-06:00)

7. Aynı şekilde Akşam ve Gece vardiya grubu için iki akıllı vardiya planı daha oluşturulur.
   1. Akşam Vardiya grubu Plan Matrisi: Akşam Vardiyası (1. Hafta), Gece Vardiyası (2. Hafta), Sabah Vardiyası (3. Hafta)
   2. Gece Vardiya grubu Plan Matrisi: Gece Vardiyası (1. Hafta), Sabah Vardiyası (2. Hafta), Akşam Vardiyası (3. Hafta)

Bu Üçlü Vardiya Planı'na göre:

• Sabah Vardiyası Grubu 1. hafta sabah vardiyasında, 2. hafta akşam vardiyasında ve 3. hafta gece vardiyasında çalışacaktır.
• Akşam Vardiyası Grubu ise 1. hafta akşam vardiyasında, 2. hafta gece vardiyasında ve 3. hafta sabah vardiyasında görev alacaktır.
• Gece Vardiyası Grubu da 1. hafta gece vardiyasında, 2. hafta sabah vardiyasında ve 3. hafta akşam vardiyasında çalışacaktır. Bu planlama, her grubun düzenli aralıklarla farklı vardiyalarda görev almasını sağlayarak iş yükünün dengeli bir şekilde dağıtılmasını amaçlamaktadır.

Senaryo 2: Dönüşümlü Vardiya Planı

1. Plan adı: Dönüşümlü Vardiya Planı - Açılış
2. Başlama Tarihi: 10.06.2024 (Pazartesi)
3. Bitiş Tarihi: Boş (Tarih kaydetmediğim sürece plan devam edecek)
4. Vardiya Grubu: Açılış Vardiyası Grubu (Kapanış için de planlar oluşturulacaktır)
5. Hafta Sayısı: 1
6. Plan Matrisi: Günlere sırayla Açılış Vardiyası ve Kapanış Vardiyası atacaktır

• Pazartesi: Açılış Vardiyası (08:00-16:00)
• Salı: Kapanış Vardiyası (12:00-21:00)
• Çarşamba: Açılış Vardiyası (08:00-16:00)
• Perşembe: Kapanış Vardiyası (12:00-21:00)
• Cuma: Açılış Vardiyası (08:00-16:00)
• Cumartesi: Kapanış Vardiyası (12:00-21:00)

7. Aynı şekilde Kapanış vardiya grubu için bir akıllı vardiya planı daha oluşturulur. Kapanış Vardiya grubu Plan Matrisi: Sırayla Kapanış Vardiyası , Açılış Vardiyası şeklinde düzenlenir:
   • Pazartesi: Kapanış Vardiyası (12:00-21:00)
   • Salı: Açılış Vardiyası (08:00-16:00)
   • Çarşamba: Kapanış Vardiyası (12:00-21:00)
   • Perşembe: Açılış Vardiyası (08:00-16:00)
   • Cuma: Kapanış Vardiyası (12:00-21:00)
   • Cumartesi: Açılış Vardiyası (08:00-16:00)

Bu planlama, personellerin bir gün mağazayı açarken ertesi gün mağazayı kapatmasını sağlayarak iş yükünün dengeli bir şekilde dağıtılmasını ve personelin esnek bir çalışma düzenine sahip olmasını amaçlamaktadır.

Senaryo 3: Cumartesi Yarım Gün Vardiya Grubu

• Plan adı: Haftalık mesai sistemi
• Başlama Tarihi: 10.06.2024 (Pazartesi)
• Bitiş Tarihi: Boş (Tarih kaydetmediğim sürece plan devam edecek)
• Vardiya Grubu: Cumartesi Yarım Gün
• Hafta Sayısı: 1
• Plan Matrisi: Normal Mesai (Hafta içi), Yarım Gün Mesai (Cumartesi)

• Pazartesi: Normal Mesai (09:00-17:00)
• Salı: Normal Mesai (09:00-17:00)
• Çarşamba: Normal Mesai (09:00-17:00)
• Perşembe: Normal Mesai (09:00-17:00)
• Cuma: Normal Mesai (09:00-17:00)
• Cumartesi: Yarım Gün Mesai (09:00-13:00)

Bu planlama, personellerin haftanın beş günü tam gün, Cumartesi günü ise yarım gün çalışarak iş yükünün dengeli bir şekilde dağıtılmasını ve haftalık çalışma saatlerinin düzenlenmesini amaçlamaktadır.